Secretario/a ejecutivo

• Congregación religiosa|Asistencia al equipo de Gobierno y a la Secretaria General

Congregación religiosa con presencia en más de 20 países.

? Elabora, tramita y registra en el archivo actual, físico y digital, los documentos y la correspondencia
oficial.
? Mantiene actualizada la base de datos, los libros oficiales, ficheros y estadísticas de la Compañía, así
como los expedientes de hermanas y Casas.
? Prepara la documentación sobre permisos, indultos, solicitudes, cartas, etc. para enviar a la
responsable de la Procura en Roma, quien debe tramitar estos asuntos en la Congregación para los
Institutos de Vida Consagrada y Sociedades de Vida Apostólica (CIVCSVA).
? Procede de acuerdo al Manual Administrativo de la Compañía y verifica que las secretarias provinciales
también lo hacen.
? Prepara lo necesario para las reuniones de consejo en comunicación con la Secretaria general.
? Orienta y acompaña el trabajo de las secretarias provinciales.
? Atiende y tramita, cuando sea necesario, solicitudes o requerimientos de las provincias.
? Prepara y entrega la información solicitada por el Equipo de gobierno general y las provincias.
? Realiza informes, documentos y presentaciones a partir de borradores o documentos preexistentes.
? Recibe y canaliza la documentación referida a permisos y solicitudes que requieran aprobación del
Gobierno general.
? Garantiza el cumplimiento de la ley de protección de datos y de la legislación vigente en lo que le
compete.
? Revisa las crónicas anuales de las provincias y elabora la que corresponde al gobierno general.
? Archiva y conserva los documentos en el archivo histórico.
? Asegura la traducción, en las diversas lenguas de la Compañía, de los documentos oficiales y de la
correspondencia.
? Mantiene una buena comunicación e información con el Equipo de comunicación a nivel general.
? Envía a todos los equipos o provincias las distintas comunicaciones que se hacen desde el
nivel general.

• Estabilidad.


• Horario intensivo.


• Interesante remuneración, acorde con la formación.

• Estudio o conocimientos de secretariado y gestión administrativa.


• Dominio intermedio de un segundo idioma: inglés y/o portugués.


• Discreción, reserva y confidencialidad en el manejo de la información que está bajo su
  responsabilidad.


• Espíritu de servicio, atención a los detalles, disponibilidad y apertura para las tareas que se le
  encomienden.


• Manejo adecuado de las relaciones interpersonales, basadas en el respeto por las personas y la institución religiosa que representa.