Executive assistant international

El Centro de Supercomputación de Barcelona - Centro Nacional de Supercomputación (BSC-CNS) es el centro de supercomputación líder en España. Actualmente están buscando a un asistente administrativo para trabajar en sus oficinas de Barcelona.

El Asistente Administrativo estará a cargo de apoyar al Investigador Principal (PI) en la coordinación de tareas, como las actividades de planificación y programación, así como las tareas administrativas más tradicionales: administrar y actualizar la documentación del proyecto, informar y manejar las tareas financieras necesarias.

Las actividades se llevarán a cabo desde el Centro de Supercomputación de Barcelona en Barcelona.

Funciones clave

Apoyar al Investigador Principal en todas sus funciones y actividades en RDA (deberes normales de secretaría de la oficina, tales como preparación de reuniones, organización de viajes, reclamaciones de costos, registros y archivo, etc.).
Apoyar las actividades de planificación del proyecto, tales como eventos públicos y acciones de difusión.
Gestione el presupuesto del proyecto de enlace con la administración del BSC, los servicios de la Comisión de la UE y los otros socios del proyecto.
Participar en reuniones cara a cara y virtuales con los socios del proyecto y terceros.
Documentar y reportar los servicios y actividades realizadas.
Mantener registros y archivar todos los documentos necesarios para el proyecto.
Grado de licenciatura, universidad o equivalente.
Conocimientos esenciales y experiencia profesional.
Anterior experiencia de secretaría de oficina.
Conocimiento de nivel avanzado de Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Outlook, etc.).
El conocimiento de las herramientas financieras de SAP es un valor adicional.
Competencias
Capacidad para tomar la iniciativa y trabajar de forma independiente, así como en equipo.
Capacidad para priorizar y trabajar bajo plazos establecidos de presión.
Flexibilidad para adaptarse a las cargas de trabajo variables y cambiar las prioridades.
Capacidad para adaptarse a horarios flexibles de oficina.
La fluidez en inglés y en español es esencial (el conocimiento de otra lengua de la UE es un valor adicional).
Habilidades de presentación, organización, disponibilidad para viajar en Europa (alrededor de 3 a 5 veces al año durante un período corto).